Executive Assistant

Tujuan Jabatan (Job Purpose)

Memberikan dukungan eksekutif, administratif, dan koordinatif kepada Pengurus Yayasan agar pelaksanaan fungsi pengelolaan, pengambilan keputusan, dan hubungan kelembagaan yayasan berjalan efektif, tertib, dan sesuai ketentuan hukum serta anggaran dasar yayasan.

Uraian Tugas dan Tanggung Jawab :

A. Dukungan Eksekutif & Administrasi

1. Mengelola agenda, jadwal rapat, dan kegiatan Pengurus Yayasan.
2. Menyiapkan bahan rapat Pengurus dan rapat strategis lainnya.
3. Menyusun notulen rapat serta mendistribusikan hasil keputusan kepada pihak terkait.
4. Mengelola surat-menyurat resmi Pengurus Yayasan (internal dan eksternal).
5. Menyimpan dan mengelola arsip dokumen penting yayasan secara rapi dan aman.

B. Koordinasi Internal & Eksternal

1. Menjadi penghubung komunikasi antara Pengurus Yayasan dengan unit internal (manajemen, akademik, keuangan, SDM).
2. Melakukan koordinasi dengan pihak eksternal (notaris, mitra, regulator, instansi pemerintah).
3. Menindaklanjuti arahan dan keputusan Pengurus Yayasan.
4. Mengatur dan mempersiapkan pertemuan dengan pihak eksternal atas nama Pengurus.

C. Tata Kelola & Kepatuhan Yayasan

1. Membantu memastikan pelaksanaan keputusan Pengurus sesuai Anggaran Dasar/Anggaran Rumah Tangga (AD/ART) dan peraturan yang berlaku.
2. Membantu pengelolaan dokumen hukum yayasan (akta, SK, MoU/MoA, perjanjian kerja sama).
3. Mendukung proses audit, pelaporan, dan pemeriksaan internal/eksternal yayasan.

D. Pelaporan & Dokumentasi

1. Menyusun laporan kegiatan Pengurus Yayasan secara berkala.
2. Mengelola database dokumen Pengurus Yayasan dan histori keputusan strategis.
3. Menyusun ringkasan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan Pengurus.

E. Dukungan Tambahan

1. Mengelola perjalanan dinas dan kegiatan resmi Pengurus Yayasan.
2. Menjaga kerahasiaan informasi dan dokumen strategis yayasan.
3. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Pengurus Yayasan sesuai kebutuhan organisasi.

Indikator Kinerja Utama (KPI)

• Ketepatan waktu penyusunan agenda dan notulen rapat
• Kelengkapan dan kerapian dokumen Pengurus
• Kecepatan tindak lanjut keputusan Pengurus
• Kepatuhan terhadap prosedur dan tata kelola yayasan
• Tingkat kepuasan Pengurus Yayasan

Kualifikasi Jabatan

Pendidikan & Pengalaman

• Minimal S1 jurusan Administrasi, Manajemen, Hukum atau bidang terkait.
• Pengalaman 24 tahun sebagai Executive Assistant, Secretary, atau posisi administratif senior.
• Pengalaman di yayasan/pendidikan menjadi nilai tambah.
• Memiliki kemampuan Bahasa Inggris aktif

Kompetensi Teknis

• Administrasi eksekutif dan korespondensi resmi.
• Penyusunan notulen rapat dan laporan manajerial.
• Pengelolaan dokumen hukum dan arsip.
• Penguasaan Microsoft Office / Google Workspace.
• Pemahaman dasar tata kelola yayasan dan organisasi nirlaba.

Kompetensi Perilaku

• Profesional dan berintegritas tinggi.
• Disiplin, teliti, dan rapi.
• Komunikatif dan mampu menjaga hubungan kerja.
• Mampu bekerja dengan tingkat kerahasiaan tinggi.
• Proaktif dan mampu bekerja mandiri.

Hubungan Kerja

• Internal: Pengurus Yayasan, Manajemen, Unit Kerja
• Eksternal: Notaris, Mitra, Regulator, Instansi Pemerintah