Vendor Management specialist

1. Melakukan pencarian dan akuisisi vendor transportasi baru, meliputi pemilik armada, perusahaan trucking, transporter lokal, dan mitra penyedia unit kendaraan.

2. Membangun dan mengembangkan database vendor berdasarkan wilayah operasional, rute pengiriman, jenis kendaraan, kapasitas muatan, tarif, dan ketersediaan unit.

3. Mengidentifikasi dan memastikan ketersediaan unit kendaraan sesuai kebutuhan operasional, seperti Pickup, Blind Van, CDE, CDD, Fuso, Tronton, Wingbox, dan jenis unit lainnya.

4. Melakukan pendekatan, komunikasi, dan tindak lanjut secara aktif kepada calon vendor melalui telepon, WhatsApp, kunjungan lapangan, jaringan transporter, dan kanal pencarian lainnya.

5. Melakukan negosiasi tarif dengan vendor berdasarkan rute, jenis kendaraan, volume pengiriman, biaya operasional, dan standar tarif perusahaan.

6. Melakukan verifikasi awal terhadap identitas vendor, legalitas usaha, dokumen kendaraan, dokumen pengemudi, serta kelengkapan persyaratan kerja sama sesuai ketentuan perusahaan.

7. Memastikan unit kendaraan yang ditawarkan vendor tersedia, memenuhi persyaratan teknis, layak jalan, dan siap digunakan untuk mendukung operasional pengiriman cargo.

8. Berkoordinasi dengan tim Traffic Controller dan operasional untuk memenuhi kebutuhan unit harian, kebutuhan reguler, serta permintaan armada mendadak.

9. Menyediakan alternatif vendor dan unit kendaraan untuk mengantisipasi kekurangan armada, pembatalan unit, peningkatan volume pengiriman, dan kendala operasional lainnya.

10. Melakukan evaluasi dan perbandingan tarif dari beberapa vendor guna memperoleh harga yang kompetitif dengan tetap mempertimbangkan kualitas dan keandalan layanan.

11. Memelihara hubungan kerja sama dengan vendor aktif untuk meningkatkan retensi vendor, ketersediaan armada, dan keberlanjutan layanan transportasi.

12. Melakukan monitoring dan evaluasi kinerja vendor berdasarkan ketepatan waktu, pemenuhan permintaan unit, tingkat pembatalan, kondisi kendaraan, dan kepatuhan terhadap SOP perusahaan.

13. Menindaklanjuti kendala atau ketidaksesuaian kinerja vendor serta berkoordinasi dengan pihak terkait untuk menentukan tindakan perbaikan.

14. Memastikan seluruh data vendor, informasi unit, tarif, kontak PIC, dokumen pendukung, dan status kerja sama tercatat secara akurat serta diperbarui secara berkala.

15. Menyusun laporan berkala mengenai pencapaian akuisisi vendor, jumlah unit yang berhasil diperoleh, status vendor aktif, pemenuhan kebutuhan armada, dan perkembangan negosiasi tarif.

16. Melakukan pemetaan kebutuhan armada dan potensi vendor baru berdasarkan wilayah, rute pengiriman, serta proyeksi kebutuhan operasional perusahaan.

17. Mengidentifikasi peluang efisiensi biaya transportasi melalui pengembangan jaringan vendor baru, negosiasi tarif, dan optimalisasi pemanfaatan vendor yang tersedia.

18. Memastikan proses pencarian, seleksi, verifikasi, dan kerja sama vendor dilaksanakan sesuai SOP, kebijakan perusahaan, serta prinsip transparansi dan integritas.

19. Melakukan koordinasi dengan bagian Procurement, Finance, QHSE, Fleet Maintenance, dan departemen terkait dalam proses verifikasi, evaluasi, serta pengelolaan vendor sesuai kewenangan masing-masing.

20. Melaksanakan tugas dan tanggung jawab lainnya yang berkaitan dengan pengembangan jaringan vendor transportasi dan pemenuhan kebutuhan armada sesuai arahan atasan.