Position Summary
Bertanggung jawab dalam mengelola seluruh proses pengadaan barang medis di seluruh cabang modernvet. Posisi ini memastikan akurasi data produk dalam sistem Vetlink, kelengkapan dokumen Procurement, dan ketersediaan barang sesuai kebutuhan permintaan.
Berkoordinasi erat dengan berbagai PIC operasional tim medis setiap cabang, vendor eksternal, dan Finance. Posisi ini berperan penting dalam menjaga kelancaran suplai, akurasi data, dan kepatuhan anggaran.
Key Responsibilities
Procurement & Purchasing
- Memproses pembelian obat berdasarkan permintaan tim medis sesuai SLA yang berlaku
- Melakukan pencarian harga beli, membandingkan vendor, serta meminta persetujuan harga jual
- Memastikan setiap transaksi sudah mendapat persetujuan Atasan Langsung
- Memastikan administrasi inbound barang, termasuk melakukan update stok di sistem & pengecekan hingga pembayaran invoice (terutama untuk barang dengan tempo pembayaran)
- Menginput pembelian item baru di sistem Vetlink, termasuk pembuatan kode barang baru.
Inventory & Stock Monitoring
- Memelihara dan memperbarui master data produk di Vetlink (SKU, harga, unit, kategori barang & kode barang)
- Mengecek transfer barang antar cabang, termasuk verifikasi biaya cabang pengirim
- Melakukan adjustment untuk item expired dan stock opname setelah mendapat persetujuan.
Vendor & Documentation
- Berkoordinasi dengan vendor terkait quotation, tracking pengiriman, dan kelengkapan dokumen pembelian
- Memastikan dokumen pembelian (PO, quotation, invoice, delivery note, kontrak vendor) lengkap, akurat, dan terdokumentasi
- Melakukan pembaharuan harga cost item di Vetlink
Finance & Operational Support
- Menangani petty cash untuk kebutuhan pembelian barang medis
- Melakukan permintaan saldo ke finance bila saldo petty cash kurang
- Melakukan pembayaran jasa layanan medis eksternal
Delivery Outputs
- Mengeksekusi dan menyelesaikan Purchase Request (PR) dan Purchase Order (PO) yang tepat waktu, akurat, dan terdokumentasi
- Memastikan master database produk di Vetlink yang akurat, ter-update, dan konsisten
- Laporan stock opname termasuk status expired, defected, dan transfer cabang
- Memastikan kelengkapan dokumen procurement: PO, quotation, invoice, delivery note, kontrak vendor
- Rekap petty cash dan bukti transaksi pembelian barang medis
- Melengkapi dan memonitor SOP yang berhubungan dengan pembelian barang medis
Key Performance Indicators (KPIs)
- Ketepatan pembuatan dan eksekusi PO dari PR 100% dalam 1 hari sejak kebutuhan disetujui
- Ketepatan Purchase List 100% di setiap transaksi pembelian
- Dokumen Procurement 100% lengkap & sesuai SLA yang ditetapkan
- Ketepatan Input Master Data & Sistem (Vetlink) 100% (SKU, harga, kode barang, transfer cabang)
- Petty Cash: Rekonsiliasi bulanan tepat waktu & tidak ada selisih
Qualifications
Education & Experience
- Minimal S1 di bidang Farmasi / Administrasi Bisnis / Manajemen / Finance / atau bidang terkait
- Memiliki pengalaman minimal 2 tahun di procurement, supply chain, atau inventory management (lebih disukai di bidang medis/healthcare)
- Berpengalaman menggunakan sistem ERP atau software inventory
- Familiar dengan administrasi keuangan sederhana (petty cash, invoice, pembayaran vendor)
- Memiliki lisensi Apoteker (menjadi nilai plus)
Technical Skills
- Pemahaman mendalam mengenai proses procurement, vendor management, dan inventory control
- Kemampuan analisis harga, perbandingan vendor, dan dasar negosiasi pembelian
- Mampu mengelola database produk (SKU, harga, kategori, kode barang) secara akurat dan konsisten
- Mahir menggunakan Microsoft Excel dan aplikasi administrasi procurement
Powered by JazzHR
ALaFVT0ZSd
