Job Responsibilities:**
- Process purchase requisitions and purchase orders accurately and in a timely manner.
- Maintain and update supplier databases, including contact information, pricing, and performance records.
- Assist in preparing tender documents, quotations, and bid evaluations.
- Communicate with suppliers regarding order status, delivery schedules, and invoice discrepancies.
- Track and monitor procurement expenditures against budget allocations.
- Reconcile invoices and delivery notes with purchase orders to ensure accuracy and resolve discrepancies.
- Prepare various procurement reports, such as spending analysis, supplier performance, and inventory levels.
- Assist in maintaining procurement documentation and filing systems, ensuring compliance with company policies and procedures.
- Coordinate with internal departments (e.g., finance, logistics, production) to facilitate smooth procurement operations.
- Support the procurement team in negotiating terms and conditions with suppliers.
- Manage and track procurement contracts and agreements.
- Handle general administrative tasks for the procurement department, including scheduling meetings, managing correspondence, and maintaining office supplies.
- Ensure adherence to all relevant health, safety, and environmental regulations within procurement activities.
Job Qualifications:**
- Minimum of a Diploma (D3) in Administration, Business Management, Supply Chain, or a related field.
- Proven experience in an administrative or support role, preferably within a procurement or supply chain department.
- Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) is essential.
- Familiarity with Enterprise Resource Planning (ERP) systems, particularly SAP, is a significant advantage.
- Strong organizational and time management skills with the ability to prioritize tasks effectively.
- Excellent written and verbal communication skills in Bahasa Indonesia; English proficiency is a plus.
- High level of accuracy and attention to detail.
- Ability to work independently and as part of a team.
- Strong problem-solving abilities and a proactive approach.
- Knowledge of procurement principles and best practices is desirable.
- Ability to maintain confidentiality and handle sensitive information.
Tanggung Jawab Pekerjaan
- Memproses permintaan pembelian (Purchase Requisition/PR) dan pesanan pembelian (Purchase Order/PO) secara akurat dan tepat waktu.
- Memelihara serta memperbarui database pemasok, termasuk informasi kontak, harga, dan catatan kinerja pemasok.
- Membantu menyiapkan dokumen tender, permintaan penawaran harga (quotation), dan evaluasi penawaran.
- Berkomunikasi dengan pemasok terkait status pesanan, jadwal pengiriman, dan ketidaksesuaian faktur.
- Melacak dan memantau pengeluaran pengadaan terhadap alokasi anggaran yang tersedia.
- Mencocokkan faktur dan surat jalan dengan Purchase Order untuk memastikan keakuratan serta menyelesaikan ketidaksesuaian yang terjadi.
- Menyiapkan berbagai laporan pengadaan, seperti analisis pengeluaran, kinerja pemasok, dan tingkat persediaan.
- Membantu menjaga dokumentasi dan sistem pengarsipan pengadaan agar sesuai dengan kebijakan dan prosedur perusahaan.
- Berkoordinasi dengan departemen internal (misalnya keuangan, logistik, dan produksi) untuk mendukung kelancaran operasional pengadaan.
- Mendukung tim pengadaan dalam negosiasi syarat dan ketentuan dengan pemasok.
- Mengelola serta memantau kontrak dan perjanjian pengadaan.
- Menangani tugas-tugas administrasi umum departemen pengadaan, termasuk penjadwalan rapat, pengelolaan korespondensi, dan pengelolaan kebutuhan alat tulis kantor.
- Memastikan kepatuhan terhadap seluruh peraturan kesehatan, keselamatan kerja, dan lingkungan yang relevan dalam aktivitas pengadaan.
Kualifikasi Pekerjaan
- Minimal lulusan Diploma (D3) Administrasi, Manajemen Bisnis, Supply Chain, atau bidang terkait.
- Memiliki pengalaman pada posisi administrasi atau fungsi pendukung, terutama di departemen pengadaan (procurement) atau supply chain.
- Menguasai Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, dan Outlook).
- Memiliki pemahaman atau pengalaman menggunakan sistem ERP, khususnya SAP, menjadi nilai tambah.
- Memiliki kemampuan organisasi dan manajemen waktu yang baik serta mampu menentukan prioritas pekerjaan secara efektif.
- Memiliki kemampuan komunikasi lisan dan tulisan yang baik dalam Bahasa Indonesia; kemampuan Bahasa Inggris menjadi nilai tambah.
- Memiliki tingkat ketelitian dan akurasi yang tinggi.
- Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.
- Memiliki kemampuan pemecahan masalah yang baik serta sikap proaktif.
- Memiliki pengetahuan mengenai prinsip-prinsip dan praktik terbaik dalam pengadaan (procurement) menjadi nilai tambah.
- Mampu menjaga kerahasiaan dan menangani informasi sensitif dengan baik.
JAPFA is an agribusiness company that engages mainly in the production of animal feed, poultry breeding, commercial farm, consumer products, aquaculture, and beef cattle farming. Founded in Indonesia and now headquartered in Singapore, we employ over 37,000 people across an integrated network of modern farming, processing and distribution facilities in Indonesia, Vietnam, India, Myanmar, and Bangladesh. We believe our people are the key to staying ahead, and we continuously seek talented individuals to grow with us and contribute to our mission.
Visit Our Official Webpage
https://www.japfa.com/
https://www.japfacomfeed.co.id/
