Personal Assistant

Personal Assistant to BOD

Job Summary

Bertanggung jawab mendukung kebutuhan administrasi dan operasional 6 anggota Direksi, termasuk pengelolaan agenda, perjalanan dinas, meeting, dan kegiatan Direksi. Memastikan seluruh kebutuhan Direksi terkoordinasi dengan baik, tepat waktu, dan profesional.

Tentang Peran Jabatan

Personal Assistant to BOD bertanggung jawab mendukung kebutuhan administrasi dan operasional 6 anggota Direksi, termasuk pengelolaan agenda, perjalanan dinas, meeting, dan kegiatan Direksi. Posisi ini juga berperan dalam memastikan koordinasi dengan pihak internal maupun eksternal berjalan efektif, tepat waktu, dan terorganisir.

Tanggung Jawab

• Mengelola jadwal, agenda, meeting, dan kebutuhan administrasi Direksi.
• Mengatur business trip dan corporate trip secara end-to-end, termasuk itinerary, transportasi, akomodasi, dan dokumen perjalanan.
• Mengkoordinasikan meeting dan corporate event yang melibatkan Direksi, termasuk venue, konsumsi, perlengkapan, dan kebutuhan lainnya.
• Mengelola administrasi pembayaran, kontrak, perizinan, dan dokumen resmi terkait kebutuhan Direksi.
• Melakukan koordinasi dengan tim internal dan pihak eksternal seperti travel agent, vendor, dan pihak ketiga lainnya.
• Memastikan seluruh kebutuhan Direksi terselesaikan dengan baik, tepat waktu, dan sesuai standar perusahaan.
  
  

Minimum Qualifications

• Minimal pendidikan D3, diutamakan Administrasi Perkantoran, Manajemen, atau bidang terkait.
• Minimal 2 tahun pengalaman sebagai Personal Assistant, Executive Secretary, Secretary, atau posisi sejenis.
• Memiliki kemampuan administrasi dan organisasi yang baik serta teliti dan detail.
• Memiliki kemampuan komunikasi, koordinasi, dan interpersonal yang baik.
• Memiliki pengalaman dalam meeting, event, dan travel management.
• Mahir menggunakan Microsoft Office.
• Mampu bekerja secara mandiri, mengatur berbagai prioritas, dan menjaga kerahasiaan informasi.
• Kemampuan bahasa asing selain Bahasa Inggris menjadi nilai tambah.