Tujuan Jabatan
Mengelola dan memastikan seluruh proses operasional freight forwarding (exportimport & domestik) berjalan efektif, efisien, dan sesuai regulasi yang berlaku di Indonesia. Operation Manager bertanggung jawab atas pencapaian service level, ketepatan waktu delivery, kepatuhan dokumen, serta koordinasi dengan seluruh stakeholder (internal maupun eksternal) untuk mendukung target profit dan kepuasan pelanggan.
Tanggung Jawab Utama
A. Pengelolaan Operasional Harian
- Mengelola seluruh aktivitas operasional freight forwarding dari order masuk hingga delivery selesai (end-to-end), termasuk: booking, stuffing/stripping, trucking, custom clearance, dan pengiriman ke consignee.
- Memastikan proses berjalan sesuai SOP, timeline, dan persyaratan pelanggan.
- Memantau status shipment harian (via sistem / manual) dan memastikan zero misrouting, zero miss-deadline sebisa mungkin.
- Mengkoordinasikan penjadwalan trucking, stuffing di warehouse, dan jadwal kapal/pesawat bersama vendor dan internal team.
B. Kepatuhan Dokumen & Regulasi
- Memastikan kelengkapan dan ketepatan dokumen seperti PEB/PIB, BL, AWB, Invoice, Packing List, COO, dokumen perizinan khusus, dll.
- Memastikan seluruh proses mengikuti peraturan kepabeanan & regulasi freight forwarding di Indonesia (Bea Cukai, karantina, pelabuhan, otoritas bandara, dll.).
- Berkoordinasi dengan PPJK, Bea Cukai, dan instansi terkait untuk penyelesaian custom clearance tepat waktu.
- Mengelola risiko kepabeanan dan potensi denda dengan melakukan pengecekan dokumen secara berkala.
C. Manajemen Tim & Leadership
- Memimpin, mengarahkan, dan mengembangkan tim operasional (staff exportimport, dokumentasi, warehouse/trucking coordinator, dll.).
- Melakukan planning beban kerja, pembagian tugas, dan penyesuaian resource sesuai volume shipment.
- Melakukan coaching & evaluasi kinerja anggota tim secara berkala.
- Membangun budaya kerja yang kolaboratif, disiplin, dan berorientasi pada solusi.
D. Hubungan dengan Vendor & Pihak Eksternal
- Melakukan negosiasi dengan shipping line, airline, trucking, depot, warehouse, dan vendor terkait lain untuk mendapatkan harga, service, dan syarat kerja yang kompetitif.
- Menjaga hubungan kerja yang baik dengan vendor kunci untuk menjamin ketersediaan space dan layanan prioritas.
- Menangani issue operasional dengan vendor (delay, misrouting, miss-communication) dan memastikan ada corrective action.
E. Layanan Pelanggan & Penanganan Complaint
- Menjadi escalation point untuk komplain klien terkait keterlambatan, kerusakan barang, mismatch dokumen, dan ketidaksesuaian service.
- Memberikan penjelasan profesional kepada klien, serta mengusulkan solusi dan perbaikan proses.
- Berkolaborasi dengan tim Sales/Customer Service untuk memastikan informasi status shipment akurat dan terkini.
F. Kontrol Biaya & Analisis Laporan
- Mengontrol biaya operasional (trucking, stuffing/stripping, storage, demurrage/detention, handling, dll.) agar sesuai dengan budget dan quotation ke klien.
- Meninjau dan menyetujui cost sheet / operational cost sebelum ditagihkan.
- Menyusun dan menganalisis laporan operasional mingguan & bulanan, seperti:
- Jumlah shipment per route / mode (sea/air)
- On-time performance
- Biaya operasional vs revenue
- Kasus komplain & penyebab utama
- Mengusulkan improvement operasional berdasarkan data (efficiency, penghematan biaya, dan peningkatan kualitas layanan).
G. Pengembangan Proses & Sistem
- Menginisiasi dan mengimplementasikan perbaikan SOP operasional agar lebih efisien dan minim error.
- Berkontribusi dalam pengembangan atau penggunaan sistem operasional (TMS/WMS/FF system) untuk tracking shipment dan dokumentasi.
- Mengidentifikasi peluang otomasi proses dan digitalisasi pelaporan.
Requirements:
- Minimal 3 tahun pengalaman di industri Freight Forwarding
- Memahami proses dan regulasi freight forwarding di Indonesia (routes, pelabuhan, harga, biaya, dokumen, kepabeanan, PEB/PIB, BL/AWB, dll.)
- Berpengalaman memimpin tim dan bekerja dalam tekanan untuk mencapai target
- Menguasai alur kerja penanganan order freight forwarding secara end-to-end
- Mampu bernegosiasi dengan vendor, shipping line, trucking, dan pihak terkait lainnya
- Komunikasi sangat baik serta mampu menangani klien/complaint dengan profesional
- Strong computer skills, mampu membuat & menganalisis laporan mingguan/bulanan
- Diutamakan memiliki kemampuan bahasa Inggris dan networking di bidang logistik
