Assistant Manager

EXECUTIVE & ACCOUNTING ASSISTANT

About the Role

We are looking for a highly organized, trustworthy and proactive Executive & Accounting Assistant to provide administrative, organizational and accounting support.

The ideal candidate is detail-oriented, discreet, highly reliable and able to manage multiple priorities independently. This person will work closely with the general manager, helping to keep both business and personal executive matters organized and running smoothly.

Key Responsibilities

Executive & Business Support

Manage calendars, appointments, meetings and schedules.

Organize business and personal travel, including flights, hotels, transfers and itineraries.

Manage emails, documents and administrative correspondence.

Coordinate meetings and follow up on outstanding tasks.

Prepare and organize reports, invoices and business documentation.

Liaise with accountants, lawyers, banks, suppliers and other professionals.

Follow up on business deadlines, payments and administrative matters.

Maintain organized digital files and records.

Handle confidential business and personal information with complete discretion.

Accounting & Financial Administration

Assist with day-to-day bookkeeping and accounting administration.

Track income, expenses, invoices and payments.

Prepare documentation for external accountants.

Reconcile expenses and maintain accurate financial records.

Monitor recurring payments, subscriptions and bills.

Organize receipts, invoices and financial documentation.

Assist with budgets and financial reporting.

Follow up on outstanding invoices and payments.

Personal Executive Support

Manage personal appointments, bookings and reservations.

Organize personal travel and itineraries.

Coordinate errands, deliveries and personal administrative matters.

Research and arrange services when required.

Assist with personal projects and organizational tasks.

Anticipate needs and proactively manage day-to-day executive responsibilities.

The Ideal Candidate

Extremely organized and detail-oriented.

Proactive and able to anticipate what needs to be done.

Trustworthy, discreet and professional.

Comfortable handling confidential financial and personal information.

Strong numerical and accounting skills.

Excellent communication skills.

Comfortable with technology, email, calendars and spreadsheets.

Able to multitask and prioritize effectively.

Calm under pressure and solution-oriented.

Able to work independently and take ownership of responsibilities.

Experience

Previous experience as an Executive Assistant, Personal Assistant, Accounting Assistant, Office Manager or similar role is preferred.

Experience working directly with entrepreneurs, CEOs or private clients is a strong advantage.

Languages

Excellent English required and bahasa

Position only for Indonesian

Additional languages are a plus.

Position

Role: Executive & Accounting Assistant

Type: Full-time

Tentang Peran Kami sedang mencari Asisten Eksekutif & Akuntansi yang sangat terorganisir, tepercaya, dan proaktif untuk memberikan dukungan administratif, organisasi, dan akuntansi.

Kandidat yang ideal adalah orang yang teliti, bijaksana, sangat dapat diandalkan, dan mampu mengatur berbagai prioritas secara mandiri. Orang ini akan bekerja sama secara dekat dengan manajer umum, membantu menjaga urusan bisnis dan pribadi tetap teratur dan berjalan lancar.

Tanggung Jawab Utama Dukungan Eksekutif & Bisnis

Mengelola kalender, janji, pertemuan, dan jadwal.

Mengatur perjalanan bisnis dan pribadi, termasuk penerbangan, hotel, transportasi, dan rencana perjalanan

. Mengelola email, dokumen, dan korespondensi administratif.

Mengkoordinasikan pertemuan dan menindaklanjuti tugas yang belum selesai

. Menyiapkan dan mengatur laporan, faktur, dan dokumentasi bisnis.

Berhubungan dengan akuntan, pengacara, bank, pemasok, dan profesional lainny

Menindaklanjuti tenggat bisnis, pembayaran, dan urusan administrasi.

Menjaga file dan catatan digital tetap rapi.

Menangani informasi bisnis dan pribadi yang bersifat rahasia dengan sangat hati-hati.

Akuntansi & Administrasi Keuangan

Membantu pembukuan sehari-hari dan administrasi akuntansi.

Melacak pendapatan, pengeluaran, faktur, dan pembayaran.

Menyiapkan dokumen untuk akuntan eksternal.

Mencocokkan pengeluaran dan menjaga catatan keuangan yang akurat.

Memantau pembayaran berulang, langganan, dan tagihan.

Mengatur tanda terima, faktur, dan dokumen keuangan.. Membantu dengan anggaran dan pelaporan keuangan.

Menindaklanjuti faktur dan pembayaran yang belum terselesaikan.

Dukungan Eksekutif Pribadi

Mengatur janji pribadi, pemesanan, dan reservasi.

Mengatur perjalanan pribadi dan itinerary.

Mengkoordinasikan urusan, pengiriman, dan masalah administrasi pribadi.

Meneliti dan mengatur layanan bila diperlukan.

Membantu dengan proyek pribadi dan tugas organisasi.

Memprediksi kebutuhan dan secara proaktif mengelola tanggung jawab eksekutif sehari-hari.

Kandidat Ideal

Sangat terorganisir dan detail.

Proaktif dan mampu memprediksi apa yang perlu dilakukan.

Dapat dipercaya, berhati-hati, dan profesional.

Nyaman menangani informasi keuangan dan pribadi yang bersifat rahasia.

Keterampilan numerik dan akuntansi yang kuat.

Keterampilan komunikasi yang sangat baik.

Nyaman dengan teknologi, email, kalender, dan spreadsheet.

Mampu melakukan banyak tugas dan memprioritaskan dengan efektif.

Tenang di bawah tekanan dan fokus pada solusi.

Mampu bekerja mandiri dan bertanggung jawab atas tugas yang diberikan.

Pengalaman

Pengalaman sebelumnya sebagai Executive Assistant, Personal Assistant, Accounting Assistant, Office Manager atau posisi serupa sangat diutamakan.

Pengalaman bekerja langsung dengan pengusaha, CEO, atau klien pribadi menjadi nilai tambah.

Bahasa

Menguasai bahasa Inggris dengan baik dan bahasa Indonesia

Posisi ini hanya untuk orang Indonesia

Bahasa tambahan menjadi nilai plus.

Posisi

Peran: Executive & Accounting Assistant

Jenis: Penuh waktu