Position Overview

Medical Record Supervisor bertanggung jawab dalam memimpin operasional harian Unit Rekam Medis untuk memastikan pengelolaan informasi kesehatan pasien yang akurat, lengkap, aman, tepat waktu, dan sesuai dengan regulasi yang berlaku. Posisi ini mengawasi proses penyelenggaraan rekam medis, menjaga mutu dan kerahasiaan data pasien, mendukung penerapan Rekam Medis Elektronik, serta memastikan tersedianya informasi kesehatan yang mendukung pelayanan klinis, pelaporan, dan operasional rumah sakit. Bekerja sama dengan Medical Support Manager serta unit klinis dan nonklinis terkait, posisi ini berperan dalam meningkatkan mutu pengelolaan informasi kesehatan secara berkelanjutan.

Key Outcome

Rekam medis pasien dikelola secara akurat, lengkap, aman, dan tepat waktu sesuai standar Aspen Medical dan regulasi yang berlaku.
Penyelenggaraan Rekam Medis Elektronik berjalan efektif serta mendukung kesinambungan pelayanan pasien.
Kerahasiaan, keamanan, integritas, dan hak akses terhadap informasi kesehatan pasien dipelihara secara konsisten.
Kelengkapan dan mutu dokumentasi rekam medis dipantau serta ditingkatkan secara berkelanjutan.
Data rekam medis tersedia secara tepat waktu untuk mendukung kebutuhan pelayanan klinis, pelaporan, analisis, dan operasional rumah sakit.
Budaya kerja yang akuntabel, teliti, dan berorientasi pada perlindungan informasi pasien dibangun melalui kepemimpinan yang efektif.

Duties and Main Responsibilities

A. Kepemimpinan Operasional

Mengawasi operasional harian Unit Rekam Medis agar layanan berjalan secara akurat, efektif, dan efisien.
Mengoordinasikan alur pengelolaan rekam medis sejak penerimaan data pasien, pemrosesan, penyimpanan, hingga penyediaan informasi kepada pihak yang berwenang.
Mengatur pembagian tugas, jadwal kerja, dan kapasitas staf sesuai kebutuhan pelayanan.
Memantau kesiapan sistem, fasilitas, serta sumber daya yang diperlukan untuk mendukung penyelenggaraan rekam medis.
Mengidentifikasi dan melakukan eskalasi terhadap kendala operasional, keterlambatan, atau gangguan sistem.

B. Manajemen Rekam Medis dan Kualitas Data

Memastikan rekam medis dikelola sesuai dengan kebijakan rumah sakit, standar profesi, dan regulasi yang berlaku.
Memantau kelengkapan, ketepatan, konsistensi, dan keterbacaan dokumentasi rekam medis.
Mengoordinasikan tindak lanjut atas rekam medis yang belum lengkap bersama tenaga medis dan unit terkait.
Memastikan proses penyimpanan, retensi, pemusnahan, dan pelepasan informasi rekam medis dilaksanakan sesuai ketentuan.
Mendukung tersedianya data kesehatan yang akurat untuk kebutuhan pelaporan, analisis, audit, dan peningkatan mutu.

C. Rekam Medis Elektronik dan keamanan Informasi

Mendukung implementasi dan operasional Rekam Medis Elektronik serta berkoordinasi dengan tim teknologi informasi dan penyedia sistem.
Memastikan hak akses terhadap informasi kesehatan diberikan sesuai kewenangan dan kebutuhan pekerjaan.
Menjaga kerahasiaan, keamanan, integritas, dan ketersediaan data rekam medis pasien.
Memantau kepatuhan terhadap kebijakan perlindungan data dan melaporkan dugaan pelanggaran atau insiden keamanan informasi.
Mendukung integrasi dan pertukaran data kesehatan sesuai persyaratan sistem informasi kesehatan nasional.

D. Mutu Pelayanan, Kepatuhan, dan Akreditasi

Memastikan kepatuhan terhadap kebijakan rumah sakit, standar akreditasi, dan peraturan mengenai rekam medis.
Melaksanakan audit mutu rekam medis serta memantau indikator kinerja unit.
Mendukung investigasi insiden, analisis akar masalah, dan pelaksanaan tindakan korektif.
Berpartisipasi dalam kegiatan akreditasi rumah sakit dan program peningkatan mutu.
Memastikan dokumentasi serta bukti kepatuhan unit tersedia dan terpelihara dengan baik.

E. Kepemimpinan dan Pengelolaan SDM

Memberikan arahan, supervisi, dan dukungan kepada staf Unit Rekam Medis.
Mengembangkan kompetensi staf melalui coaching, mentoring, pelatihan, dan evaluasi kinerja.
Membangun budaya kerja yang teliti, akuntabel, kolaboratif, dan berorientasi pada kerahasiaan pasien.
Memastikan staf memahami kebijakan, prosedur, serta tanggung jawab terkait keamanan informasi kesehatan.

F. Kolaborasi dan Komunikasi

Berkolaborasi dengan dokter, perawat, unit pelayanan, teknologi informasi, mutu, keuangan, casemix, dan unit terkait lainnya.
Memberikan edukasi dan arahan kepada unit terkait mengenai kelengkapan serta ketepatan dokumentasi rekam medis.
Menangani dan mengoordinasikan permintaan informasi rekam medis sesuai kewenangan dan prosedur yang berlaku.
Melakukan eskalasi terhadap permasalahan operasional, kualitas data, atau keamanan informasi kepada Medical Support Manager secara tepat waktu.

G. Administrasi dan Peningkatan Berkelanjutan

Menyusun laporan operasional, statistik pelayanan, dan indikator kinerja Unit Rekam Medis.
Menganalisis tren ketidaklengkapan dokumentasi, keterlambatan, dan permasalahan kualitas data.
Mengembangkan dan memperbarui SOP, alur kerja, serta kontrol internal Unit Rekam Medis.
Berpartisipasi dalam kegiatan hospital commissioning dan pengembangan layanan rumah sakit.

Selection Criteria

Essential

Minimal D4/S1 Manajemen Informasi Kesehatan, Rekam Medis dan Informasi Kesehatan, atau disiplin relevan lainnya
STR aktif sesuai profesi
Minimal 5 tahun pengalaman dalam pengelolaan rekam medis atau informasi kesehatan di rumah sakit.
Minimal 2 tahun pengalaman dalam posisi supervisor, koordinator, atau kepemimpinan tim.
Memiliki pengalaman dalam pengelolaan Rekam Medis Elektronik atau Hospital Information System.
Memiliki pengalaman berkolaborasi dengan unit klinis dan nonklinis di lingkungan rumah sakit.
Keterampilan kepemimpinan, komunikasi, dan kolaborasi multidisiplin
Kemampuan berkomunikasi dalam Bahasa Inggris menjadi nilai tambah